Política de Privacidad

En Sendabot (“nosotros”, “nuestro” o “la Plataforma”), operado por DANCON EXCELENCIA, nos comprometemos a proteger la privacidad y los datos personales de nuestros usuarios y de los clientes finales que interactúan a través de nuestra plataforma.

Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos la información personal cuando usted utiliza nuestros servicios de automatización WhatsApp disponibles en sendabot.app.

Al registrarse o utilizar Sendabot, usted acepta las prácticas descritas en esta política.

• Usuario: Empresa, agencia o profesional que se registra en Sendabot para gestionar su comunicación por WhatsApp.
• Cliente final: Persona que envía o recibe mensajes de WhatsApp a través de un número conectado a Sendabot.
• Datos personales: Cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona natural.
• Procesamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recopilación, almacenamiento, uso, transmisión y eliminación.
• Controlador de Datos (Data Controller): La entidad que determina los fines y medios del procesamiento de datos personales.
• Procesador de Datos (Data Processor): La entidad que procesa datos personales en nombre del Controlador de Datos.

3.1 Información del usuario (empresa)

• Nombre del negocio, dirección, NIT y datos fiscales
• Nombre, correo electrónico y teléfono del representante
• Credenciales de acceso (contraseña almacenada con hash seguro)
• Información de facturación y método de pago
• Configuración de la cuenta y preferencias

3.2 Información de clientes finales

Cuando un cliente final interactúa con un número WhatsApp conectado a Sendabot, podemos procesar:

• Número de teléfono de WhatsApp
• Nombre de perfil de WhatsApp
• Contenido de mensajes (texto, imágenes, documentos, audio, video)
• Fecha y hora de los mensajes
• Estado de entrega de los mensajes (enviado, entregado, leído)
• Etiquetas y metadatos asignados por el usuario

3.3 Información técnica

• Dirección IP y tipo de navegador
• Datos de uso de la plataforma (páginas visitadas, funciones utilizadas)
• Registros de acceso (logs) para seguridad y auditoría

3.4 Información de integraciones

Cuando el usuario conecta servicios de terceros (Meta Business, pasarelas de pago, CRM), podemos recibir datos necesarios para el funcionamiento de la integración, como tokens de acceso y configuraciones de cuenta.

Utilizamos la información recopilada para:

• Proveer, operar y mantener los servicios de la plataforma
• Procesar y entregar mensajes de WhatsApp según las instrucciones del usuario
• Gestionar la cuenta del usuario, facturación y soporte técnico
• Operar chatbots e inteligencia artificial conversacional configurados por el usuario
• Generar métricas, reportes y análisis de uso para el usuario
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables en Guatemala
• Mejorar la seguridad de la plataforma y prevenir fraude o uso indebido
• Comunicar actualizaciones del servicio, cambios en términos o nuevas funcionalidades

Procesamos datos personales bajo las siguientes bases legales:

• Ejecución contractual: Para proveer los servicios contratados por el usuario.
• Consentimiento: Cuando el cliente final inicia una conversación por WhatsApp con un número conectado a Sendabot.
• Interés legítimo: Para mejorar la seguridad, prevenir fraude y mejorar nuestros servicios.
• Obligación legal: Para cumplir con leyes fiscales (facturación FEL), regulaciones guatemaltecas y requerimientos de autoridades competentes.

Sendabot utiliza servicios de inteligencia artificial proporcionados por Anthropic (Claude API) y Google (Gemini API) para ofrecer respuestas automatizadas en los chatbots configurados por el usuario. En este contexto:

• Los mensajes de los clientes finales pueden ser enviados a la API del proveedor de IA seleccionado para generar respuestas.
• Los proveedores de IA procesan los mensajes únicamente para generar la respuesta solicitada y no utilizan estos datos para entrenar sus modelos.
• El usuario es responsable de configurar el chatbot de acuerdo con las necesidades de su negocio, incluyendo los temas permitidos y las respuestas apropiadas.
• La información enviada a los proveedores de IA está protegida por sus propias políticas de privacidad y términos de uso.

Adicionalmente, reconocemos que Meta Platforms es el responsable del tratamiento de los datos transmitidos a través de la infraestructura de WhatsApp Business Platform, conforme a sus propias políticas de privacidad y términos de servicio.

7.1 Proveedores de servicio esenciales

7.2 Cumplimiento legal

Podemos divulgar datos personales cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente guatemalteca, o cuando sea necesario para proteger nuestros derechos legales.

7.3 Lo que nunca hacemos

• No vendemos datos personales a terceros.
• No compartimos datos de un usuario (tenant) con otro usuario.
• No utilizamos datos de clientes finales para publicidad propia.
• No transferimos datos a brokers de datos ni redes publicitarias.

Sendabot almacena y procesa datos personales en servidores ubicados en Estados Unidos a través de nuestro proveedor de hosting Hetzner Online GmbH (centros de datos en Ashburn, Virginia y Hillsboro, Oregon). Adicionalmente, ciertos datos pueden ser procesados por proveedores ubicados en Estados Unidos y otros países, incluyendo:

• Anthropic (Estados Unidos) — para servicios de IA conversacional
• Google (Estados Unidos y global) — para servicios de IA conversacional
• Voyage AI (Estados Unidos) — para generación de embeddings vectoriales
• Meta Platforms (Estados Unidos y global) — para infraestructura de WhatsApp Business Platform

Al utilizar Sendabot, usted consiente expresamente estas transferencias internacionales de datos, las cuales son necesarias para la operación del servicio. Todos nuestros proveedores cumplen con estándares internacionales de protección de datos, incluyendo cifrado en tránsito y en reposo, y políticas estrictas de uso de datos.

Implementamos medidas técnicas y contractuales para garantizar que sus datos reciban un nivel adecuado de protección durante estas transferencias, equivalente al exigido por la legislación guatemalteca aplicable.

Sendabot es una plataforma multi-tenant. Esto significa que múltiples usuarios (empresas) comparten la misma infraestructura, pero sus datos están completamente aislados:

• Cada usuario tiene un identificador único (tenant_id).
• Se aplican políticas de seguridad a nivel de base de datos (Row-Level Security) que garantizan que ningún usuario pueda acceder a los datos de otro.
• Los agentes de un usuario solo pueden ver las conversaciones y contactos de su propia empresa.

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales:

• Cifrado en tránsito mediante HTTPS/TLS 1.3 en todas las comunicaciones
• Cifrado de tokens y credenciales sensibles almacenados en base de datos (AES-256)
• Contraseñas almacenadas con hash seguro (bcrypt)
• Autenticación con JSON Web Tokens (JWT) y soporte para autenticación de dos factores
• Firewall de seguridad IA con detección de inyección de prompts y contenido malicioso
• Registro de auditoría para acciones sensibles
• Copias de seguridad diarias cifradas de la base de datos
• Acceso restringido a servidores de producción
• Monitoreo continuo y detección de patrones anómalos

Sendabot es una plataforma B2B (business-to-business) dirigida exclusivamente a empresas y profesionales mayores de 18 años. La plataforma no está dirigida a menores de edad, y no recopilamos conscientemente datos personales de menores de 18 años.

Si descubrimos que hemos recopilado inadvertidamente datos personales de un menor de edad sin el consentimiento verificable de sus padres o tutores legales, procederemos a eliminarlos inmediatamente de nuestros sistemas.

Si usted es padre, madre o tutor legal y considera que su hijo o hija menor de edad nos ha proporcionado datos personales, por favor contáctenos a info@sendabot.app y tomaremos las medidas necesarias para eliminar dicha información.

Los usuarios empresariales que utilizan Sendabot son responsables de obtener los consentimientos correspondientes de sus propios clientes finales y de cumplir con las leyes aplicables sobre protección de datos de menores en sus respectivas jurisdicciones.

• Datos de cuenta del usuario: Mientras la cuenta esté activa y hasta 90 días después de la cancelación.
• Mensajes y conversaciones: Según la configuración del usuario, con un máximo de 24 meses desde su creación.
• Registros de auditoría: 12 meses.
• Datos de facturación: Según las obligaciones fiscales guatemaltecas (mínimo 4 años conforme al Código Tributario).
• Backups: 30 días en almacenamiento cifrado.

El usuario puede solicitar la eliminación anticipada de sus datos siguiendo el proceso descrito en https://sendabot.app/data-deletion.

Usted tiene derecho a:

• Acceso: Solicitar copia de los datos personales que mantenemos sobre usted.
• Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos.
• Eliminación: Solicitar la eliminación de sus datos personales, sujeto a obligaciones legales de retención.
• Portabilidad: Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Oposición: Oponerse al procesamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
• Limitación: Solicitar la restricción del procesamiento de sus datos.

Para ejercer estos derechos, contacte a info@sendabot.app. Responderemos dentro de los 30 días hábiles siguientes a su solicitud.

El uso de Sendabot está sujeto a los términos y políticas de Meta para la WhatsApp Business Platform, incluyendo:

• La Política de Mensajería Comercial de WhatsApp
• La WhatsApp Commerce Policy
• La Política de Privacidad de Meta
• Los Términos de Servicio de la WhatsApp Business Platform

El usuario es responsable de obtener los consentimientos necesarios de sus clientes finales para el envío de mensajes por WhatsApp, conforme a las políticas de Meta y la legislación aplicable.

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Notificaremos los cambios materiales mediante correo electrónico al titular de la cuenta y/o mediante un aviso en la plataforma. La fecha de la última actualización aparece al inicio de este documento.

El uso continuado de Sendabot después de la publicación de cambios constituye la aceptación de la política actualizada.

Para consultas sobre privacidad, ejercicio de derechos o reportar incidentes de seguridad:

• Correo electrónico: info@sendabot.app
• Sitio web: https://sendabot.app
• Dirección: DANCON EXCELENCIA, 41 Calle 11-92 B, Zona 8, Ciudad de Guatemala, Guatemala

Esta Política de Privacidad se rige por las leyes de la República de Guatemala. Cualquier disputa será sometida a los tribunales competentes de la Ciudad de Guatemala.